Hướng dẫn sử dụng phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi

Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi gồm những menu sau:

1. Danh mục từ điển
2. Cập nhật số dư
3. Tiện ích
4. cập nhật số liệu
5. Hệ thống báo cáo

Hướng dẫn sử dụng:

I. Danh mục từ điển

Gồm những menu sau:

1. Danh mục tài khoản ngân hàng
2. Danh mục tài khoản chi âm
3. Danh mục khế ước
4. Danh mục tài khoản lũy kế của kế ước

Các bước thực hiện:

1. Danh mục tài khoản ngân hàng

Đường dẫn: Kế toán tiền mặt, tiền gửi-> Danh mục TK NH

Chức năng:

• Theo dõi các tài khoản của từng ngân hàng mà doanh nghiệp đang có phát sinh
• Danh mục các ngân hàng được sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền trực tiếp từ chương trình

2. Danh mục tài khoản chi âm

Đường dẫn: Tổng hợp -> Kế toán tiền mặt, tiền gửi -> Danh mục TK chi âm

Chức năng:

• Khai báo những tài khoản cần theo dõi số dư tức thời và kiểm tra chi âm theo mã phí và mã bộ phận, cảnh báo khi chi âm.

3. Danh mục khế ước

Đường dẫn: Kế toán tiền mặt, tiền gửi -> Khế ước -> Danh mục khế ước

Chức năng:

• Khai báo mã khế ước có phát sinh của doanh nghiệp

4. Danh mục tài khoản lũy kế của khế ước

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay -> Khế ước-> Danh mục tài khoản lũy kế khế ước

Chức năng:

• Khai báo tài khoản phát sinh lũy kế của khế ước

III. Số dư ban đầu

Cập nhật số dư ban đầu gồm các menu sau:

1. Vào số dư ban đầu của khế ước
2. Vào số phát sinh lũy kế ban đầu của các khế ước
3. Kết chuyển số dư khế ước sang năm sau

Các bước thực hiện:

1. Vào số dư ban đầu của khế ước

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay-> Số dư ban đầu-> Vào số dư ban đầu của các khế ước

Chức năng:

• Cập nhật số dư ban đầu của khế ước của các tài khoản theo từng mã khế ước

2. Vào số ps lũy kế ban đầu của các khế ước

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ->Số dư ban đầu -> Vào số ps lũy kế ban đầu của các khế ước

Chức năng:

• Theo dõi số phát sinh lũy kế ban đầu của các khế ước

3. Kết chuyển số dư khế ước sang năm sau

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay -> Số dư ban đầu -> Kết chuyển số dư khế ước sang năm sau

Chức năng:

• Dùng để kết chuyển khế ước sang năm sau

III. Tiện ích

Gồm các menu:

• Xuất số liệu kế toán ra Excel
• Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel

Các thao tác tương tự phân hệ Tổng hợp

IV. Cập nhật số liệu

Cập nhật số liệu, xử lý định kỳ gồm các menu sau:

1. Giấy báo có (thu) của ngân hàng
2. Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng
3. Phiếu thu tiền mặt
4. Phiếu chi tiền mặt
5. Tính và cập nhật lại tỷ giá ghi sổ

Các bước thực hiện:

1. Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng/ Phiếu thu tiền mặt

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay -> Giấy báo có (thu ) của ngân hàng/Phiếu thu tiền mặt

Giấy báo có (thu) của ngân hàng

Phiếu thu tiền mặt:

Chức năng:

• Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có (thu) của ngân hàng dùng để cập nhật các chứng từ thu tiền của khách hàng thông qua thu tiền trực tiếp hay thu tiền thông qua ngân hàng.
• Chương trình phân loại thu theo từng chứng từ, thu theo tên khách hay thu người mua trả tiền trước… tùy vào hình thức mà sử dụng chọn loại phiếu thu theo mã giao dịch nào.

Các bước thực hiện:

Thêm chứng từ mới
Các bước thực hiện

1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút [Mới] hoặc nhấn Ctrl + N (F4)
2. Nhập các thông tin chi tiết
3. Nhấn nút [Lưu] hoặc Ctrl + S lưu lại thông tin cập nhật chứng từ

Sửa chứng từ
Các bước thực hiện

1. Chọn c.từ hoặc nhấn nút [Tìm] hoặc nhấn F9 tìm chứng từ 
2. Nhấn nút [Sửa] hoặc nhấn F3 sửa thông tin chứng từ 
3. Nhấn nút [Lưu] hoặc Ctrl + S lưu lại thông tin cập nhật chỉnh sửa

Sao chép nội dung chứng từ cũ sang chứng từ mới
Các bước thực hiện

1. Chọn chứng từ hoặc nhấn nút [Tìm] hoặc nhấn F9 chọn chứng từ cần sao chép
2. Nhấn nút [Copy] hoặc nhấn Ctrl + F4
3. Chọn ngày chứng từ mới được sao chép và nhấn nút [Nhận]
4. Nhập các thông tin chi tiết màn hình chứng từ
5. Nhấn nút [Lưu] hoặc phím Ctrl + S lưu lại các thông tin cập nhật chứng từ

Ngày chứng từ mới được sao chép phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ

In chứng từ
Các bước thực hiện

1. Nhập chứng từ mới và lưu
2. Nhấn nút [In] hoặc bấm Ctrl + P
3. Chọn mẫu báo cáo cần in

Tìm chứng từ

Các bước thực hiện

1. Nhấn nút [Tìm] hoặc nhấn phím F9 chọn tìm chứng từ
2. Nhấn nút [In ] hoặc bấm Ctrl + P
3. Chọn mẫu báo các cần in
4. Chọn nút [In] chương trình chỉ in chứng từ vừa xem, chọn [In liên tục] chương trình sẽ in ra tất cả các chứng từ được lọc trong khoảng thời gian lựa chọn để in

Xóa chứng từ
Các bước thực hiện

1. Chọn hoặc [Tìm] chọn chứng từ cần xóa
2. Nhấn phím [Xóa]hoặc nhấn F8, chương trình hiện ra câu cảnh báo có chắc chắn xóa không
3. Nhấn nút [Có] khi NSD chắc chắn muốn xóa

2. Giấy báo báo nợ (chi) của ngân hàng/ phiếu chi tiền mặt

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay->Giấy báo nợ(chi) của ngân hàng/Phiếu chi tiền mặt

Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng

Phiếu thu tiền mặt

Chức năng:

• Phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ (chi) của ngân hàng dùng để cập nhật các chứng từ chi tiền nhà cung cấp thông qua chi tiền trực tiếp hay chi tiền thông qua tài khoản ngân hàng.
• Chương trình phân loại chi theo hóa đơn, chi cho nhà cung cấp hay chi tạm ứng cho vay,… tùy vào hình thức mà sử dụng chọn loại phiếu chi theo mã giao dịch nào.

Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in thì tương tự phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay/ Giấy báo có (thu) của ngân hàng

V. Hệ thống báo cáo

Báo cáo gồm các menu sau:

• Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
• Báo cáo tiền vay

Các bước thực hiện:

1. Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng gồm các báo cáo sau:

• Sổ quỹ
• Sổ quỹ (in từng ngày)
• Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
• Sổ tiền gửi ngân hàng
• Sổ chi tiết của một tài khoản
• Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
• Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản
• Bảng số dư tiền tại quỹ và tại các ngân hàng
• Bảng kê số dư tài khoản tức thời của các tài khoản kiểm tra chi âm

Các bước thực hiện:

1.1. Sổ quỹ

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay->Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng-> Sổ quỹ

Các bước thực hiện

1.Kích chuột chọn Sổ quỹ
2. Màn hình xuất hiện, nhập thông tin cần báo cáo
3. Nhấn nút [Nhận] để xem báo cáo
4. Nhấn phím [F7] in báo cáo

2. Sổ tiền gửi ngân hàng

Đường dẫn: Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay-> Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng-> Sổ tiền gửi ngân hàng

Các bước thực hiện:

1.Kích chuột chọn Sổ quỹ
2. Màn hình xuất hiện, nhập thông tin cần báo cáo
3. Nhấn nút [Nhận] để xem báo cáo
4. Nhấn phím [F7] in báo cáo